Des semaines gagnées sur les paiements clients : le suivi des recevables automatisé chez Elevex
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NOM DE L'ENTREPRISE
Elevex
INDUSTRIE
Optimistion et automatisation pour manufacturiers
SOLUTIONS
Challenge
Chez Elevex, le suivi des comptes recevables se faisait entièrement à la main. Pour savoir quelles factures étaient en retard, l'équipe devait consulter Acomba, compiler les soldes, puis relancer chaque client individuellement.
Sans vue d'ensemble fiable sur ses recevables, l'équipe ne pouvait pas voir rapidement quels clients relancer. De nombreux comptes restaient en souffrance plus longtemps que nécessaire.
Le problème de fond touchait la trésorerie. Chaque facture relancée en retard repoussait l'entrée d'argent, et le cash flow de l'entreprise en subissait directement les effets. Acomba, conçu pour fonctionner en silo, ne permettait pas d'automatiser ce suivi sans passerelle.
Solution
Phase 1, Cartographie du processus de recouvrement : On a documenté la façon dont l'équipe suivait ses recevables, de l'extraction des soldes dans Acomba jusqu'à la relance du client. Ce travail a servi à définir les règles de suivi selon l'âge des factures.
Phase 2, Connexion d'Acomba : Acomba classique n'offre pas d'API publique. On a implanté ExoConnect, une passerelle qui lit les données comptables d'Acomba et les rend disponibles pour d'autres outils. Pour comprendre le fonctionnement, consultez notre guide : Comment connecter Acomba à vos systèmes d'entreprise.
Phase 3, Automatisation du suivi dans Make : On a bâti la logique dans Make. Les factures échues sont extraites d'Acomba et classées selon leur âge dans un fichier de suivi Excel. Chaque client reçoit maintenant son état de compte automatiquement. Les relances sur les factures en souffrance partent d'elles-mêmes et sont consignées dans le fichier, où l'équipe ajoute ses notes de recouvrement. Quand une facture atteint 90 jours de retard, la personne responsable des recevables est avertie pour décider si le compte doit passer en recouvrement.
Phase 4, Ajustements en continu : Après la mise en service, on a raffiné les scénarios avec l'équipe d'Elevex. On a ajouté des colonnes de notes et un onglet dédié aux états de compte. Les factures qui passent de 60 à 90 jours sont maintenant transférées automatiquement, avec tout leur historique de notes.
Stack : Acomba + ExoConnect + Make
Résultats
Des semaines gagnées. Les clients paient leurs factures plusieurs semaines plus tôt grâce aux relances automatisées.
Visibilité complète. L'équipe a maintenant une vue claire sur ses recevables, ce qu'elle n'avait tout simplement pas avant.
Alerte à 90 jours. Chaque facture qui atteint 90 jours de retard est signalée automatiquement à la personne responsable des recevables.
Conclusion
Elevex dispose maintenant d'un suivi des recevables qui roule sans intervention manuelle. L'équipe consacre son temps aux comptes qui demandent une vraie discussion plutôt qu'à la compilation de soldes. L'entreprise est mieux placée pour protéger sa trésorerie à mesure qu'elle grandit.
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