De 2h à 1h pour mobiliser 200 personnes en situation d'urgence

Groupe EEA est une entreprise de construction spécialisée dans le montage de lignes électriques au Québec. Avec une équipe de 300 employés, ils offrent des services d'installation, de réparation et d'intervention d'urgence pour les systèmes de distribution électrique, y compris des déploiements rapides pour des distributeurs au Canada et aux États-Unis.

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Quand un distributeur électrique appelle en urgence, chaque minute compte. L'équipe devait sonder 150 à 200 employés pour savoir qui pouvait se déplacer immédiatement. Leur système : un fichier Excel avec un script Twilio pour envoyer les SMS. L'envoi était automatisé, mais toutes les réponses devaient être traitées manuellement — une par une.

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Ensuite venait le casse-tête du roster : monter les équipes rapidement tout en évitant les erreurs (comme assigner la même personne à deux équipes). Pour les interventions aux États-Unis, il fallait aussi produire les documents douaniers — des dizaines de minutes de copier-coller pour chaque déploiement.

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Résultat : près de 2h pour avoir un portrait clair des disponibilités, avec des risques d'erreurs et aucune donnée sur les taux de participation historiques.

Phase 1 — Analyse du processus d'urgence : On a cartographié chaque étape, de l'appel initial jusqu'au passage aux douanes. L'enjeu n'était pas juste d'automatiser l'envoi de SMS — c'était de repenser le flux complet pour éliminer toute intervention manuelle non essentielle.

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Phase 2 — Construction de l'outil Airtable : On a bâti un système centralisé qui gère l'envoi des SMS via Twilio ET la collecte automatique des réponses. Chaque réponse alimente instantanément le portrait des disponibilités. Le système empêche les erreurs de roster (impossible d'assigner quelqu'un à deux équipes) et compile automatiquement les statistiques de participation par employé.

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Phase 3 — Automatisation documentaire + intégration RH : Une fois le roster confirmé, les documents douaniers américains se génèrent en un clic. L'outil est connecté à leur système RH Folks pour garder les données employés synchronisées sans double saisie.

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Stack : Airtable (système central) + Twilio (envoi/réception SMS) + Folks RH (synchronisation des données employés)

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Durée : 2-3 mois d'implémentation. Résultats visibles dès le premier appel d'urgence.