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Nouvellement créée, NotreMaison gérait l'ensemble de ses dossiers — prospects, immeubles, processus de location — dans des fichiers Excel. C'était le seul système en place depuis la fondation de l'entreprise, et il montrait vite ses limites à mesure que le volume de dossiers augmentait.

Le manque de structure se traduisait par des conséquences concrètes : plusieurs heures perdues chaque semaine à recopier des données d'un fichier à l'autre, des erreurs de saisie, des délais manqués et une visibilité quasi nulle sur les indicateurs de performance. Impossible de savoir en un coup d'œil où en était un dossier ou comment se portait l'activité.

Le problème n'était pas un outil défaillant, mais l'absence d'un système fait pour ça. Excel n'était pas conçu pour centraliser l'information d'une équipe, suivre un pipeline de location ni offrir des tableaux de bord fiables. Tant que l'entreprise s'appuierait dessus, chaque nouveau dossier ajoutait de la charge administrative au lieu d'en retirer.

Phase 1 — Cartographie des processus : On a d'abord cartographié le parcours complet d'un dossier, de la première demande d'un prospect jusqu'à la proposition envoyée. Objectif : comprendre où le temps se perdait et ce qui devait être centralisé.

Phase 2 — Architecture Pipedrive : On a mis en place Pipedrive comme CRM central, structuré autour du processus de location de NotreMaison. Chaque dossier, chaque prospect et chaque étape y vit désormais, avec une vue claire du pipeline pour toute l'équipe.

Phase 3 — Automatisation & intégration : On a connecté Make au site web et aux campagnes publicitaires pour créer automatiquement les fiches prospects dans le CRM, sans aucune saisie manuelle. On a aussi automatisé la génération des propositions envoyées aux clients potentiels.

Phase 4 — Tableaux de bord & adoption : On a bâti des tableaux de bord alimentés en temps réel par le CRM, éliminant les mises à jour manuelles. L'adoption par l'équipe a été rapide : Pipedrive est simple à prendre en main et fiable, ce qui a facilité la transition.

Stack : Pipedrive (CRM) + Make + intégration site web + campagnes publicitaires

Durée : ~3 mois, avec les premiers résultats visibles dès les 45 premiers jours.