De 15 à 5 minutes par demande de location — pour 700 unités
NOM DE L'ENTREPRISE
Multilogements Chez Toit
INDUSTRIE
Gestion et développement immobilier
SOLUTIONS
Challenge
Multi Logement Chez Toit est une entreprise québécoise de gestion immobilière qui gère 700 unités résidentielles. Avec une équipe de location de seulement 2 personnes traitant plusieurs dizaines de demandes chaque mois, l'efficacité opérationnelle n'est pas un luxe — c'est une nécessité.
L'équipe avait implanté Pipedrive en interne 3 ans plus tôt, mais le CRM n'était pas adapté à leur réalité de location. Résultat : une saisie manuelle constante qui grugeait 5+ heures par semaine, des leads éparpillés entre plusieurs sources (site web, Facebook, plateformes de location) et aucune visibilité claire sur leur pipeline.
Chaque demande prenait environ 15 minutes à traiter manuellement. Avec des dizaines de demandes par mois, l'équipe de 2 personnes passait plus de temps sur l'administratif qu'à conclure des baux. Pire encore, les délais de réponse lents faisaient perdre des prospects à des concurrents plus rapides.
Solution
Phase 1 — Cartographie des processus (2 semaines) : On a analysé chaque étape de leur processus de location pour comprendre où le temps se perdait. Le problème n'était pas Pipedrive en soi — c'était que le CRM avait été configuré pour des ventes génériques, pas pour la location immobilière.
Phase 2 — Reconstruction du CRM (4 semaines) : On a restructuré le pipeline autour de leur vrai processus de location : demande → qualification → visite → candidature → bail signé. Des champs personnalisés ont été ajoutés pour suivre la disponibilité des unités, la source des leads et le statut des prospects. Des automatisations ont été créées pour déclencher des tâches à chaque étape.
Phase 3 — Automatisation des leads (2 semaines) : On a connecté toutes les sources de leads (formulaires web, Facebook, sites d'annonces) directement dans Pipedrive via des workflows automatisés — éliminant complètement la saisie manuelle.
Stack: Pipedrive (CRM) + Intégration Facebook Lead Ads + Make
Durée: 8 semaines au total. Premiers gains d'efficacité visibles dès la semaine 6.
Résultats
67% plus rapide — De 15 minutes à 5 minutes par demande
5+ heures économisées par semaine — Du temps récupéré pour l'équipe de 2 personnes
Temps de réponse 2x plus rapide — Menant à un meilleur taux de conversion
Conclusion
En intégrant ses systèmes et en automatisant le travail répétitif, Multilogements Chez Toit a gagné un temps précieux et amélioré la coordination de ses équipes. Grâce à une couche de données unifiée et à des flux de travail rationalisés, ils sont désormais bien placés pour se développer en toute confiance.
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