D'une base Access corrompue à 7 700 enregistrements sécurisés dans Pipedrive

Toute la base de données d'Elexpertise reposait sur Microsoft Access — un système vieillissant qui centralisait des années de données historiques sur les contacts, les organisations et les activités de l'organisation. Cette base était le socle du travail de l'équipe, mais elle vivait dans un outil fermé, sans synchronisation avec les autres systèmes.

Le point de rupture est arrivé lorsque la base Access s'est corrompue. Du jour au lendemain, Elexpertise faisait face au risque de perdre l'intégralité de ses données historiques — plus de 7 700 enregistrements accumulés au fil des ans. À ce risque s'ajoutait une absence totale de visibilité : impossible de synchroniser Access avec leur outil de marketing automatisé Mailchimp, ce qui forçait l'équipe à ressaisir et réconcilier les données à la main à chaque envoi.

Le problème n'était pas seulement technique, il était structurel. Une base fermée, corrompue et impossible à connecter mettait en péril la mémoire de l'organisation et alourdissait chaque tâche qui dépendait de ces données. Il fallait sortir d'Access, sécuriser l'historique, et bâtir une fondation moderne sur laquelle Elexpertise pourrait s'appuyer durablement.

On a abordé le mandat en phases, en traitant d'abord l'urgence — sécuriser les données — avant de bâtir la nouvelle fondation.

Phase 1 — Récupération et nettoyage. On a extrait l'ensemble des données de la base Access corrompue, puis on a nettoyé et structuré le tout : suppression des doublons, correction des enregistrements obsolètes, normalisation des champs. Résultat : 4 200 contacts et 3 500 organisations prêts à être migrés proprement.

Phase 2 — Migration vers Pipedrive. On a importé l'ensemble des données nettoyées dans Pipedrive, offrant à Elexpertise un CRM centralisé, moderne et performant à la place d'une base Access fermée. L'organisation a retrouvé une visibilité complète sur ses données, accessibles en quelques clics.

Phase 3 — Intégration Mailchimp. On a connecté Pipedrive à Mailchimp pour éliminer la synchronisation manuelle. Les données circulent désormais automatiquement entre le CRM et l'outil de marketing, sans ressaisie.

Phase 4 — Sauvegarde automatisée. On a mis en place un outil de sauvegarde du CRM Pipedrive avec Skyvia, ramenant à pratiquement zéro le risque de revivre une perte de données comme celle qui avait frappé la base Access.

Stack technique : Pipedrive · Mailchimp · Skyvia · Microsoft Access (source)

Durée : 6 mois du début à la fin, avec les premiers bénéfices — rapidité et facilité d'accès aux données — visibles dès les premières semaines.