Lorsqu’un besoin de rencontre est identifié (réunion interne, rendez-vous client, entretien) ou qu’un participant propose une date, le processus de planification démarre immédiatement.
Les disponibilités des participants, la durée souhaitée de la rencontre, le lieu ou la plateforme de visioconférence et les éventuels documents ou sujets à aborder.
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Le système vérifie les plages horaires libres, envoie des propositions de rendez-vous ou confirme les créneaux sélectionnés, et crée un événement dans l’agenda de tous les invités. Il peut également partager les détails de la rencontre (lien de conférence, ordre du jour).
Les participants ou l’organisateur valident les horaires proposés, ajustent les détails si nécessaire (changement de lieu, durée, participants) et confirment ou reportent le rendez-vous.
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Au fil du temps, l’outil mémorise les préférences (disponibilités récurrentes, fuseaux horaires, délais minimums entre deux rendez-vous) et s’améliore pour réduire les contraintes et conflits d’horaires.
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La planification manuelle des rendez-vous peut s’avérer fastidieuse, surtout en présence de multiples intervenants et agendas chargés. L’automatisation simplifie considérablement ce processus, évitant les allers-retours et augmentant la productivité.
Des rendez-vous confirmés plus rapidement, un suivi clair pour tous les participants, et une diminution des risques d’oubli ou de chevauchement de rencontres. L’équipe gagne en efficacité et peut se concentrer sur le contenu des réunions plutôt que sur leur organisation.
Planifiez un appel avec un membre de notre équipe pour découvrir comment implanter ce type de playbook dans votre organisation.
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