La demande d’achat d’un service, d’un produit ou d’un matériel déclenche automatiquement la création d’un bon de commande à partir des informations fournies par l’utilisateur ou le service demandeur.
Les détails de la commande (fournisseur, description, quantités, coût unitaire, budget alloué) sont recueillis et validés, puis regroupés dans un système unique afin de suivre l’état d’avancement et les coûts engagés.
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Le bon de commande est généré sur la base des informations saisies, soumis à l’approbation du responsable concerné (selon le niveau d’autorité requis) et envoyé au fournisseur une fois validé. Un suivi est automatiquement mis en place pour s’assurer de la réception de la commande et du respect des conditions convenues.
Le service achats ou le responsable valide la cohérence et l’exactitude des informations (prix, quantités, conditions de livraison). Ils peuvent modifier ou compléter le PO avant validation. Les erreurs ou les écarts par rapport au budget peuvent être détectés et corrigés rapidement.
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Sur la base des retours d’expérience (commandes récurrentes, retards de livraison, incohérences de facturation), l’outil ajuste les flux et les règles d’approbation pour gagner en efficacité. Il peut également proposer des solutions alternatives (fournisseurs différents, quantités ajustées) et négocier des tarifs plus avantageux.
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La gestion des bons de commande peut s’avérer complexe lorsqu’elle est répartie entre différents départements et outils. En automatisant ce processus, vous bénéficiez d’une visibilité globale sur vos engagements financiers, vous standardisez les pratiques et vous limitez les risques d’oubli ou de dépassement budgétaire.
Une traçabilité complète de chaque commande, une meilleure négociation avec les fournisseurs grâce à la centralisation des données et un contrôle plus strict sur les budgets alloués. Vos équipes peuvent ainsi se concentrer sur les tâches stratégiques, plutôt que de consacrer du temps à la saisie et au suivi manuel des PO.
Planifiez un appel avec un membre de notre équipe pour découvrir comment implanter ce type de playbook dans votre organisation.
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