Lorsqu’un visiteur remplit et envoie un formulaire sur votre site web (contact général, demande de devis, requête de support, etc.), le processus d’automatisation se met en route.
Les champs du formulaire (nom, courriel, type de demande, message), éventuellement des pièces jointes ou informations complémentaires, ainsi que la date et l’heure de la soumission.
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Le système enregistre la demande et la classe automatiquement selon le type (support, ventes ou tout autre service concerné). Il envoie ensuite une notification à l’équipe ou au service adéquat pour informer de l’arrivée d’une nouvelle requête. En parallèle, il fait parvenir au demandeur un accusé de réception ou un courriel de suivi pour confirmer la bonne réception du formulaire et établir un premier point de contact.
Le membre de l’équipe reçoit la demande classée, vérifie son contenu (validité, urgence, informations manquantes) et répond ou transfère la requête si nécessaire. Les erreurs de classification ou d’acheminement peuvent être corrigées manuellement.
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Au fil du temps, l’outil apprend des corrections et des retours de l’équipe pour améliorer la précision de la catégorisation. Les modèles de réponse automatique peuvent être ajustés afin d’augmenter la pertinence et la qualité des interactions avec les demandeurs.
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Gérer manuellement toutes les demandes entrantes via des formulaires peut rapidement devenir chronophage, et le risque d’oubli ou de retard de traitement augmente. En automatisant la réception, la classification et la transmission des demandes, vous gagnez en efficacité et réduisez le temps de réponse, tout en offrant une meilleure expérience à vos visiteurs.
Une organisation plus fluide, des demandes traitées plus rapidement et un suivi amélioré grâce à la traçabilité de chaque requête. Votre équipe peut alors se concentrer sur la résolution des problèmes et la qualité du service plutôt que sur la gestion administrative des formulaires.
Planifiez un appel avec un membre de notre équipe pour découvrir comment implanter ce type de playbook dans votre organisation.
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