Lorsque de nouvelles factures sont reçues (par courriel, numérisation ou saisie manuelle), le système déclenche le processus de suivi et de validation des comptes payables.
Les informations de facturation (montant, fournisseur, échéance, référence, mode de paiement) sont importées ou extraites automatiquement depuis les factures reçues, puis associées à la bonne catégorie de dépenses et au bon compte comptable.
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Le système enregistre chaque facture dans un registre central, calcule les échéances et met à jour le statut de paiement. Il peut générer des alertes de rappel avant la date limite, proposer un cycle d’approbation (en cas de validation requise) et préparer les lots de paiements à effectuer.
Le service comptable ou le gestionnaire financier révise les factures enregistrées, valide les montants et s’assure que tout est conforme (bons de commande, contrats, etc.). Il confirme ensuite les paiements à émettre ou signale toute erreur ou litige à résoudre.
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Grâce aux retours et aux ajustements réalisés au cours du cycle, l’outil affine ses règles de catégorisation et de rappel, détecte plus rapidement les factures en doublon ou les incohérences et adapte la cadence des paiements (pour éviter les pénalités et profiter d’éventuels escomptes).
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La gestion des comptes payables représente souvent un processus répétitif et sujet aux erreurs si géré manuellement. En automatisant la saisie, l’enregistrement et le suivi des factures, vous gagnez un temps précieux et réduisez les risques d’oubli ou de paiements en retard.
Une meilleure maîtrise de vos dépenses et de vos relations fournisseurs, un processus de paiement transparent et réactif, et une plus grande précision dans la tenue de vos comptes. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur l’analyse et la planification financière plutôt que sur la simple saisie et validation de factures.
Planifiez un appel avec un membre de notre équipe pour découvrir comment implanter ce type de playbook dans votre organisation.
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