La création ou la mise à jour d’une dépense (facture, note de frais, achat en ligne) déclenche le processus de suivi et d’approbation.
Toutes les informations sur les dépenses (montant, fournisseur, catégorie, date, justificatif) sont importées depuis le système de gestion ou saisies manuellement par l’employé.
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Le système enregistre chaque dépense, l’associe à la bonne catégorie et au bon compte, puis notifie le responsable pour approbation. Il peut également déclencher un workflow de remboursement, et générer des rapports de dépenses détaillés.
Le service comptable ou le gestionnaire valide les dépenses, vérifie les justificatifs et s’assure de la conformité avec les politiques internes. Les corrections ou ajustements nécessaires (montant, catégorie, imputations) sont effectués avant la finalisation.
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Au fur et à mesure des retours, l’outil ajuste ses règles de catégorisation et de suivi, permettant une prise en compte automatique des dépenses récurrentes ou spécifiques. Les politiques de dépenses peuvent être peaufinées pour limiter les écarts et faciliter la conformité.
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La gestion des comptes de dépenses peut vite devenir lourde et source d’erreurs si elle est entièrement manuelle. Grâce à l’automatisation, vous gagnez du temps, réduisez les risques d’incohérences et améliorez la visibilité sur l’ensemble des dépenses au sein de l’organisation.
Un traitement plus rapide et fiable de toutes les dépenses, une meilleure visibilité sur la trésorerie et un contrôle précis des coûts. L’équipe peut alors se concentrer sur l’analyse de la rentabilité plutôt que sur les tâches administratives répétitives liées aux remboursements et à la validation des dépenses.
Planifiez un appel avec un membre de notre équipe pour découvrir comment implanter ce type de playbook dans votre organisation.
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