La fin d’une période de facturation (mensuelle ou autre) ou la réception d’un relevé de carte de crédit déclenche la procédure de conciliation et de suivi de paiement.
Les relevés de cartes de crédit, les factures associées et les données de transaction (date, montant, fournisseur) sont importés dans le système.
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Le système recoupe chaque dépense avec les écritures comptables correspondantes, identifie les éventuels écarts et génère un état de rapprochement. Il calcule ensuite le montant total dû, crée une notification pour l’approbation du paiement et propose la date optimale pour régler les soldes.
Le département financier valide les rapprochements, corrige les transactions inexactes et s’assure que les frais ou crédits éventuels sont correctement appliqués avant de confirmer le paiement.
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Grâce aux retours sur les écarts répétés et aux modifications apportées par l’équipe, l’outil d’automatisation affine ses algorithmes de rapprochement et améliore la détection d’anomalies, permettant un processus de conciliation toujours plus rapide et précis.
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La conciliation manuelle des cartes de crédit peut vite devenir contraignante et source d’erreurs. En automatisant la gestion, l’entreprise gagne en efficacité, évite les pénalités de retard et bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses dépenses en temps réel.
Un suivi rigoureux et centralisé des dépenses par carte de crédit, des paiements effectués dans les délais et une réduction du temps passé à repérer les erreurs. L’équipe comptable peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et contribuer davantage à la stabilité financière de l’organisation.
Planifiez un appel avec un membre de notre équipe pour découvrir comment implanter ce type de playbook dans votre organisation.
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